Logistics Associate Cash Based Transfer - Commodity Accounting (CBT/CA) G6 at The World Food Programme

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This position is based in Bujumbura and reports to Head of Supply Chain Unit.  

TITLE:                 Associé à la Logistique - Transfert Monétaire (CBT/CA)

TYPE DE CONTRACT:                             FT G6

UNITE/DIVISION:                            Supply Chain

DUTY STATION (City, Country):              Bujumbura, Burundi

DUREE :                                         12 mois

CONTEXTE ADMINISTRATIF

Ces postes sont à pourvoir au Siège, dans des bureaux régionaux, dans des bureaux de pays ou dans des bureaux de section/de terrain. Les titulaires relèvent du ou de la Chargé(e) de la logistique ou du ou de la Responsable de l'unité, ou de son ou sa suppléant(e).

À ce niveau, les titulaires des emplois concernés font preuve de responsabilité et d’esprit d’initiative pour répondre en toute autonomie à des questions alors qu'ils ne disposent que d'orientations générales, et ce pour toutes les modalités d'assistance utilisées dans le cadre des services du PAM et des services communs d'appui logistique. Ils doivent faire preuve de jugement pour gérer les imprévus au quotidien. Ils encadrent généralement une petite équipe, dont ils assurent la supervision et l'accompagnement.

OBJECTIFS ATTACHÉS AU POSTE:

Sous la supervision directe du Chef de la chaîne d’approvisionnement, l’Associé(e) à la comptabilité des vivres et aux transferts monétaires (CBT) est chargé(e) de garantir l’exactitude, l’intégrité et l’utilisation efficace des données relatives à la comptabilité des vivres et aux opérations de transferts monétaires (CBT). Le poste soutient la prise de décision fondée sur des preuves en maintenant des registres fiables dans les systèmes institutionnels (LESS, COMET et outils CBT), en fournissant des rapports analytiques et en assurant un appui technique aux sous-bureaux et aux partenaires, conformément aux politiques du PAM et aux exigences des normes IPSAS.

• Apporter un soutien spécialisé aux opérations et aux activités d'appui logistique en respectant les procédures standard et en contribuant, directement ou indirectement, à la fourniture efficace de l'assistance alimentaire aux bénéficiaires.
• Coordonner les demandes d'achat et veiller à la livraison en temps voulu des produits et des fournitures aux partenaires habilités et sur les sites autorisés.
• Gérer les activités contractuelles des prestataires de services logistiques, y compris le suivi et l'évaluation de la performance.
• Aider à collecter des informations commerciales et à évaluer les prestataires et les fournisseurs (transporteurs, commerçants, etc.) pour faciliter leur sélection.
• Répertorier les demandes techniques et les demandes d'aide, y répondre et/ou formuler des recommandations les concernant, en faisant preuve d'esprit d'initiative et en suivant les procédures standard, afin d'assurer le traitement rapide et précis de toutes les demandes d'information avec un grand souci du service à la clientèle.
• Assurer l'établissement, le suivi et la révision des budgets pour toutes les modalités d'exécution, et veiller au respect des procédures applicables conformément aux normes institutionnelles.
• Superviser les opérations de gestion des stocks pour analyser les tendances et rendre compte de l'état des stocks, de la source au bénéficiaire. Aider au contrôle de la qualité et de l'intégrité des données sur la comptabilité des produits.
• Analyser la filière d’approvisionnement opérationnelle et contribuer aux évaluations et à la planification des opérations pour toutes les modalités d'exécution, afin de s'assurer que les exigences relatives à la chaîne d'approvisionnement sont prises en considération.
• Gérer le traitement de la documentation relative à l'exécution des opérations logistiques (dédouanement, vérification des factures), prendre les mesures nécessaires pour résoudre des problèmes opérationnels et faire remonter les problèmes complexes au ou à la responsable hiérarchique.
• Effectuer des recherches, collecter des données, mener des analyses, établir des rapports (rapports du Comité des produits, du transport et des assurances, rapports normalisés sur les projets, rapports de clôture financière, rapports d'inventaire physique, rapports sur la performance des transports, etc.) et veiller à l'exactitude des informations dans les systèmes internes, afin de faciliter la prise de décisions en connaissance de cause.
• Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes pour aider à gérer les opérations logistiques et contribuer à une prestation de services efficace. Superviser le travail du personnel d'appui et donner des conseils et des orientations pratiques, afin de s'assurer que les objectifs individuels et collectifs sont atteints conformément aux normes et délais convenus, et ce pour toutes les modalités d'assistance.
• Appuyer les activités logistiques de préparation aux situations d'urgence et d'intervention en cas de crise, y compris l'actualisation de l'évaluation de la capacité logistique et du plan d'urgence, pour renforcer l'intervention du PAM dans les situations d'urgence.

AUTRES APTITUDES REQUISES POUR LE POSTE (à définir par le ou la gestionnaire du poste):

• Assurer l’enregistrement en temps réel et conforme aux normes IPSAS de tous les mouvements de marchandises, pertes et ajustements dans LESS afin de minimiser les retards et les risques opérationnels.
• Effectuer des rapprochements réguliers entre LESS et COMET, y compris les livraisons aux partenaires et les distributions directes par le PAM afin de garantir les clôtures financières conforme aux règles et à temps.
• Surveiller l’utilisation effective de LESS Last Mile, en veillant à l’alignement entre les données de livraison dans LESS et les rapports de distribution soumis par les partenaires coopérants dans COMET.
• Appuyer les opérations CBT, y compris la collecte de données sur le terrain, les évaluations des marchés et des Indices de Fonctionnement des Marchés , ainsi que l’analyse des risques opérationnels en coordination avec les unités concernées. Réaliser les rapprochements spécifiques aux CBT et  la préparation, la vérification et la soumission pour approbation des factures CBT.
• Réaliser les rapprochements spécifiques aux CBT et  la préparation, la vérification et la soumission pour approbation des factures CBT.

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