Burundi Order & deliveries and Reporting Senior Coordinator

Ce rôle assure la précision et la cohérence des données dans Roster/CLIF en identifiant et en corrigeant les erreurs, en réconciliant les dossiers des agriculteurs (commandes et livraisons) et en générant des rapports pour soutenir la prise de décision opérationnelle et stratégique.

Le titulaire du poste contribue directement à l'amélioration de la qualité des données, à l'efficacité opérationnelle en rationalisant les processus entre les départements, et à l'impact sur les agriculteurs en s'assurant qu'ils reçoivent les bons services.

Gestion des systèmes et de CLIF

• Créer les produits de prêt dans Fineract et configurer les offres dans Odoo.
• Gérer la création des agriculteurs et les affectations aux groupes/sites/collines dans Roster/CLIF.
• Gérer les téléchargements (uploads) des commandes et livraisons dans CLIF.
• Identifier et corriger les erreurs dues aux téléchargements(uploads), créer des tickets pour tout problème système et signaler les problèmes au responsable direct.

Nettoyage des données et identification des erreurs

• Détecter, signaler et suivre la résolution des problèmes liés aux données dans Roster/CLIF, y compris les entrées en double, les transferts incorrects et les mauvaises configurations d'affectation.
• Identifier et corriger les noms d'agriculteurs erronés pour assurer l'alignement avec la documentation officielle et les dossiers de terrain.
• Communiquer et faire rapport sur les erreurs à la direction et au personnel respectif de la CDM, du Recouvrement, du Centre d'appels et des Enquêtes de cas.

Validation et réconciliation des dossiers agriculteurs

• Identifier les dossiers d'agriculteurs manquants dans les contrats d'enrôlement et de distribution et prendre des mesures pour les compléter ou les corriger.
• Faciliter la création de nouveaux dossiers d'agriculteurs dans CLIF sur la base d'une documentation vérifiée.
• Collaborer avec les enquêteurs de cas, les bookkeepers et le centre d'appels pour valider les écarts dans les informations des agriculteurs.

Collaboration inter-fonctionnelle et supervision

• Servir de lien entre les équipes de terrain, les bookkeepers, les agents du centre d'appels et les enquêteurs de cas pour coordonner et superviser les corrections de données.
• Suivre les demandes de correction de l'initiation à l'achèvement pour assurer des mises à jour précises et opportunes dans CLIF.
• Collaborer avec l'équipe Finance et Stratégie (FAS) pour réconcilier et rapporter les chiffres de revenus, en assurant l'alignement avec les relevés bancaires.
• Utiliser des outils tels que Power BI, Tableau et autres pour développer des rapports conviviaux pour les parties prenantes, clairs et adaptés aux besoins de l'équipe.

Reporting et communication des données

• Générer des rapports quotidiens pour la direction afin de soutenir la prise de décision rapide et la supervision opérationnelle.
• Produire des rapports hebdomadaires adaptés à la direction et aux équipes de terrain, mettant en évidence les indicateurs clés de performance et les progrès des activités.
• Créer des rapports programmés tels que les factures et les résumés de revenus pour l'équipe de terrain et pour la communication avec les agriculteurs.

Gestion d'équipe

• Gérer et développer une équipe composée de 1 employé JL5 (Coordinateur CDM), 4 employés JL3 (Superviseurs CDM) et plus de 20 employés occasionnels.
• Mettre en œuvre des méthodes basées sur les données pour mesurer la performance de l'équipe, fixer des objectifs quotidiens/hebdomadaires et suivre les progrès de manière cohérente.
• Identifier des gains d'efficacité dans le travail d'équipe et faire des recommandations sur les besoins en personnel/ressources pour répondre à la demande.
• Trouver des moyens créatifs de motiver l'équipe et responsabiliser les membres qui n'atteignent pas les objectifs.

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