Stagiaires en Finances à United Nations Development Programme

Objectifs : * Objectif général :

Assurer le suivi des paiements, procéder au classement des dossiers de paiement et la numérisation de la documentation comptable et financière et déterminer sur la base des listes préétablies et des check-list les dossiers complets et les dossiers à compléter.

Appuyer l'administration et la gestion du Programme ainsi que mise en application des stratégies opérationnelles * Objectifs spécifiques :

Classer tous les invoices

Numériser (scanner) tous les invoices ; finaliser, ainsi que les invoices non numérisés

Faire le point sur les dossiers manquants (non trouvés au classement)

Faire le point des dossiers incomplets en indiquant les éléments à compléter sur la base des check-lists ;

Réaliser toute autre tâche en lien avec les présents Termes de référence.

Assurer le suivi de paiements

Appuyer le suivi des accords de financement dans le cadre des efforts de mobilisation des ressources du Bureau.

Appuyer la programmer optimale des ressources régulières allouées par le siège ;

Appuyer la création des Award dans Quantum et également la soumission des accords de financement dans UNITY pour l'application des ressources des fonds Non Core ;

Appuyer l'analyse de la programmation et informer le Programme Finance Analyst sur l'état de gestion des ressources ;

Appuyer le suivi de certification des CDRs

Suivre les Unprocessed cost.

Sous la supervision directe du Finance Analyst et du Programme Finance Analyste les stagiaires assumeront les tâches suivantes :

• Assurer le chargement des fichiers numérisés sur un répertoire dédié sur le SharePoint suivant la nomenclature retenue.
• Identifier les dossiers des invoices absents du classement et dresser la liste y relative en conséquence.
• Mettre à jour l'état de suivi des CDR
• Partager chaque semaine l'état de suivi des Unprocessed cost ;

Assurer l'archivage physique des dossiers PMSULivrables :

• Un dossier des invoices est créé sur le SharePoint et les invoices créés dans la période de référence sont numérisés et y sont archivés incluant les dossiers PMSU ;
• L'état de CDR mis à jour ;
• L'état des Unprocessed costs consolidé partagé ;
• Le rapport final de la mission est partagé.

Compétences fondamentales :

• Démontrer une intégrité en se conformant aux valeurs et normes déontologiques des Nations Unies ;
• Démontrer un engagement à la vision, la mission et valeurs du PNUD ;
• Participe efficacement à un environnement basé sur le travail d'équipe, le partage de l'information, la collaboration et la coopération avec les autres.
• Réagit de façon flexible et positive au changement, à travers une participation active et proactive.
• Démontrer une sensibilité et adaptabilité au niveau de la culture, du genre, de la religion, de la race, de la nationalité et de l'âge.

Compétences Fonctionnelle/Technique :

• Capacité à travailler sous pression ;
• Travaille activement pour un apprentissage personnel continu, exécute le plan de formation et met en application les nouvelles compétences acquises
• Démontrer une ouverture d'esprit au changement et la capacité à gérer des problèmes complexes.
• Autonomie, sens de l'initiative et de l'anticipation ;
• Forte capacité d'adaptation et de communication ;
• Excellente maîtrise des outils informatiques ;
• Excellentes capacités de facilitation avec l'utilisation de certaines méthodes participatives.

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