Responsable achats et contrats de l'Unité support projet d'Expertise France à Kinshasa (H/F) à Expertise France

Situation et position : Basé à Kinshasa (RDC), le poste de Responsable achats et contrats est positionné sous la responsabilité hiérarchique directe du Coordinateur des Fonctions Transversales (CFT) de l’Unité Support Projets (USP). L'USP est composée des services achats, logistique, finances et ressources humaines, nécessaires à la mise en œuvre des projets.En outre, le poste de Responsable achats et contrats relève plus largement de la fonction juridique d’Expertise France supervisée et managée fonctionnellement par le Département des affaires juridiques (DAJ) basé à Paris en France.

Project description or context

Expertise France is the public agency for the design and implementation of international technical cooperation projects, a member of the AFD group. The Agency operates around four priority areas:

• Democratic, economic and financial governance;
• Peace, stability and security;
• Climate, agriculture and sustainable development;
• Health and human development. In these areas, Expertise France provides engineering and implementation services for capacity-building projects, mobilizing technical expertise, and acting as a project coordinator involving public expertise and private know-how.

With a turnover of 450 million euros in 2024 and more than 350 projects underway in 140 countries of intervention, Expertise France is the benchmark public agency for French international technical cooperation.French expertise in the Democratic Republic of Congo (DRC)The DRC, the largest French-speaking country in Africa with a population of over 100 million, is a key country on the continent. In recent years, the country has seen a steady strengthening of its bilateral cooperation with France.This has resulted in a significant increase in the Agency's portfolio, which now exceeds €90 million for around ten ongoing projects. To support the growth of its portfolio, Expertise France has had a Country Directorate based in Kinshasa since 2024, which also includes a Project Support Unit (USP) bringing together all the support functions intended to support activities under the supervision of a Cross-Functions Coordinator (CFT). The EF office in the DRC has more than 80 national and international employees.

Ses missions principales sont :

• La.le Responsable achats et contrats assure le management du pôle Achats et Contrats , et est en lien fonctionnel avec le département des Affaires juridiques (DAJ) du siège.
• La/le Responsable achats et contrats a pour mission principale d’assurer la sécurisation des engagements/actes juridiques passés par l’USP et apporte autant que de besoin son expertise à l’ensemble des services de l’USP.
• Elle/Il met en œuvre l’ensemble des procédures de passation de contrat relevant des besoins propres de l’USP et de son portefeuille de projets et fournit un conseil de 1er niveau auprès des projets en matière d’expression de besoin, de passation de contrat, de technique achat et de suivi d’exécution.
• En lien avec le DAJ et le service de la conformité d’Expertise France, la/le Responsable achats et contrats doit garantir la conformité juridique des contrats qu’il passe avec la réglementation française applicable (notamment le code de la commande publique) et avec l’ensemble des procédures et bonnes pratiques définies par l’Agence. Il se conforme également au dispositif interne de conformité et à l’ensemble des mesures de prévention de la fraude, de la corruption et de toutes autres formes de prévarication.
• La/le Responsable contrat et achat assure la mise en place d’une organisation efficiente de son service au bénéfice des projets, alliant respect du chronogramme d’activités et conformité juridique.
• La/le responsable achats et contrats seconde le Coordinateur des Fonctions Transversales pour le pilotage des activités juridiques des projets et du bureau.
• Elle/il supervise l’approvisionnement du bureau et des projets.
• Elle/Il assure le reporting achat-juridique du bureau.
• Elle/il assure l’intérim du/de Coordinateur des Fonctions transversales sur les questions juridiques en cas d’absence.
• Elle/Il pilote et gère les activités liées au système d’information de gestion des contrats et participe autant que de besoin au déploiement des nouveaux outils en lien avec la gestion des contrats.

Missions détaillées : * Supervision du traitement des commandes et mise en œuvre du processus achat selon la règlementation applicable et le règlement des marchés publics et des subventions d’Expertise France- Réceptionner, vérifier et traiter les demandes d’achat ;

- Superviser le suivi des demandes d’achat et de l’avancement du traitement des commandes ;

- Apporter un appui aux acheteurs pour la réalisation des achats, et la rédaction des contrats ;

- Valider les dossiers d’achats/de subventions et les contrats y afférents ;

- Rédiger les appels d’offre ainsi que les contrats nécessitant une validation interne (coordination et siège) selon la réglementation applicable à Expertise France et en particulier le règlement des marchés publics et subventions ;

- Superviser la mise en œuvre des achats en veillant au respect des règles applicables ;

- Elaborer les plans de passation de marchés pour chaque projet en lien avec les opérationnels et superviser la mise à jour ;

- Centraliser les achats d’équipements durables et les faire valider par la/le CFT avant envoi au service dédié au siège ;

- S’assurer que les dossiers d’achats sont complets et archivés selon les procédures internes ;

- Appuyer les équipes dans l’établissement des dossiers d’appels d’offres et le suivi de bonne exécution, en particulier des marchés de travaux en veillant aux règles spécifiques à ce type de marchés (code de la commande publique, CCAG, droit de la construction…). * Passation et supervision de subventions selon les règles d’Expertise France- Superviser les appels à proposition en lien avec les opérationnels ;

- Contribuer à la rédaction/révision des lignes directrices pour l’octroi d’une subvention conjointement avec les référents au sein de l’équipe-projet, et en assurer la publication selon les règles appropriées ;

- Assurer la réception et l’ouverture des offres, organiser la tenue des comités d’évaluation et être la personne référente pour la rédaction des grilles d’analyse, et conclusions, superviser les échanges et répondre aux soumissionnaires dans les délais requis ;

- Superviser l’évaluation et la sélection des bénéficiaires conformément aux procédures de l’Agence ; * Suivi d’exécution des contrats- Assurer le suivi et le respect des conditions contractuelles : livrables (rapports narratifs et financiers intermédiaires et finaux) /délais en lien avec l’équipe opérationnelle, et vérifier et valider les tranches de paiement ;

- S’assurer du respect des règles EF auprès des bénéficiaires ;

- Mettre en place des outils de gestion de subvention en lien avec le service financier et la/le CFT ;

- Former les bénéficiaires aux règles EF et des bailleurs si nécessaires ;

- Participer aux audits des bénéficiaires sur les aspects juridiques. * Supervision de l’approvisionnement du bureau en lien avec les équipes achats- Assurer la capitalisation des listes de prix et de fournisseur, ainsi que de la documentation en usage (import – export, exonération, taxes…) ;

- Réaliser l’analyse d’environnement achat au niveau national ;

- Superviser la consolidation des prévisionnels d’achat et garantir la bonne constitution des dossiers d’achats à l’échelle du bureau ;

- Superviser la sélection des fournisseurs, la négociation des prix, les délais et les modalités de livraison ;

- Assurer le suivi des relations avec les fournisseurs en lien avec les acheteurs. * Management- Préparer les plannings des équipes achats sous sa responsabilité ;

- Evaluer les performances du personnel sous sa supervision directe ;

- Superviser la bonne réalisation des plannings de son équipe ;

- Former les équipes d’achats aux procédures ;

- Organiser des ateliers de formations sur des thématiques selon les besoins identifiés ;

- Participer au briefing des nouveaux arrivants. * Capitalisation / Reporting / Représentation- Élaborer et mettre en œuvre des outils internes permettant d'assurer le respect des conditions contractuelles, notamment en terme de délais et livrables ;

- Effectuer les rappels d’étapes / délais / livrables auprès des prestataires et de l’équipe opérationnelle du projet afin de garantir le respect les termes du contrat ;

- Elaborer en lien avec la/le CFT les reportings mensuels contrat et achat ;

- Participer activement à la rédaction des développements de projets et des rapports bailleurs ;

- Superviser l’archivage des documents juridiques-achat du bureau et des projets ;

- Faire le lien avec le cabinet d’avocat le cas échéant ;

- Participer autant que de besoin aux chantiers lancés par le DAJ.

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