- Requête nº: req43413
- Intitulé de poste: OFFICIER PROGRAMME / SOUS RESERVERVE DE FINANCEMENT
- Secteur d’activité: Protection de l’enfance
- Type de contrat: Régulier
- Taux d’occupation: Plein temps
- Ouvert aux expatriés: Non
- Lieu de travail: Mambasa, Democratic Republic of the Congo
Descriptif du poste
Le/la Program Officer devra effectuer l’ensemble des tâches suivantes.
Soutien à la mise en œuvre du projet sur le plan administratif
· Préparer les documents administratifs nécessaires à l’équipe et au bon déroulement des activités sur le terrain (ex : ordres de mission, demandes de voyage, demande d’avance, etc.) ;
· Orienter l’équipe-projet sur le respect des règles et procédures IRC et contribuer à l’élaboration d’une check-list des différents documents et justificatifs à soumettre à tout autre département d’IRC (Logistique, Ressources Humaines, Finance, Sécurité, etc.) ;
· Rédiger tout mémo, communiqué, lettre, rapport ou compte-rendu à la demande du Chef de projet (CP) ;
· Répondre aux requêtes administratives des autorités locales ;
· Partager les comptes-rendus et les points d’actions pour chacun dans les 48 heures suivant toute réunion de l’équipe-projet ;
· À la demande du CP, assurer la mise à jour régulière du Travel Tracker afin de connaitre le niveau de consommation quotidien des lignes voyage ;
· Assurer l’archivage physique et informatique des documents relatifs au projet, en utilisant un système de classement cohérent et compréhensible par tout un chacun.
Soutien à la mise en œuvre du projet sur le plan logistique
· Préparer les demandes d’achats (PRs), les demandes de sortie du stock et tout autre document administratif requis pour l’achat ou le transport d’items et de matériels, à la demande du CP ou des Managers sectoriels ;
· À travers l’analyse régulière du PRTS, communiquer quotidiennement avec la Logistique, afin de faire le suivi des PRs en attente d’approbation, les commandes (POs) ou contrats de services en suspens ou en retard, et les items/services déjà reçus sur le terrain et en attente de paiement ;
· Lorsque des informations supplémentaires sont requises de la part de l’équipe-projet, rechercher activement et rapporter à la Logistique le plus rapidement possible ces informations ;
· Consigner l’état de toutes les commandes en cours et à venir dans un procurement plan au format standard IRC et informer régulièrement le CP des commandes en suspens, en retard, ou dont on n’a aucune nouvelle ;
· Lors de la réception d’une commande, assurer la vérification et la conformité de la qualité et de la quantité des items et matériels commandés ;
· Suivre l’évolution des stocks – en collaboration avec le Supply Chain Officer et le Warehouse Officer àMambasa/Bunia– et alerter le CP en cas de rupture à venir ou de surstock, afin de les éviter ;
· Préparer le planning des mouvements hebdomadaire de l’équipe-projet sur le terrain, en coordination avec le CP et le Supply Chain Officer ;
· Au besoin, faciliter l’organisation des formations et ateliers prévus par l’équipe-projet.
Soutien au suivi budgétaire et financier
· Examiner l’évolution des dépenses dans le BvA System de façon quotidienne, et alerter le CP en cas de dépassement ou de sous-dépenses inquiétants sur les lignes du Programme, en cas d’apparition de transactions visiblement mal codées, et en cas de transactions « manquantes » ;
· Échanger avec la Finance à Bunia et à Goma en cas de recodage de transaction à effectuer, et veiller à ce que ces recodages soient effectuées et visibles dans le système le plus rapidement possible ;
· Appuyer l’élaboration et la mise à jour régulière de la liste de numéros M-PESA de l’ensemble des partenaires et acteurs locaux devant bénéficier d’un paiement, afin de faciliter les paiements électroniques conformément aux attentes du bailleur ;
· Préparer et soumettre à la Finance les demandes d’avance ou de remboursement et les justificatifs correspondants, pour le compte de l’équipe-projet ;
· Préparer et soumettre à la Finance les demandes de paiement et les justificatifs nécessaires pour tous les achats effectués directement par le Programme (Program PRs) ;
· Communiquer avec la Finance à Bunia et à Goma si des items/services reçus sur le terrain ne sont pas marqués comme « payés » dans le BvA System alors qu’ils le devraient, jusqu’à ce que les paiements des fournisseurs/prestataires aient bien lieu et soient correctement reflétés dans le système.
· Participer activivement au nettoyage BVA qui devront être régulière à la fin de chaque mois.
Suivi du partenaire local de mise en œuvre
· Veiller à obtenir et à archiver (physiquement et électroniquement) l’ensemble des contrats de services, accords de partenariat ou accords de contributions en nature, dûment signés par IRC et par le partenaire local ainsi que ceux de services étatiques concernés ;
· Préparer les déplacements des consultants et partenaires sur terrain (réservation des vols, planification des mouvements, autorisation de voyage, ordre de mission, etc.) ;
· Préparer les demandes de fonds des consultants et partenaires avant leur mission sur terrain, faire le suivi de leur paiement et s’assurer que la liquidation des fonds qui leurs ont été alloués se fait conformément aux procédures IRC.
Autres
· Collaborer avec tous les départements d’IRC pour identifier des solutions aux problèmes administratifs, logistiques, budgétaires et financiers qui pourront se poser lors de la mise en œuvre du projet, en concertation avec le CP ;
· Participer activement aux réunions hebdomadaires de l’équipe-projet ;
· Sur demande du CP, assister aux réunions internes et externes à IRC ;
· Réaliser toute autre tâche que le CP, le Field Coordinator, les Coordinateurs Techniques jugeront nécessaire pour faire de ce projet un succès.
Conformité et redevabilité
· Veiller à ce que les tâches assignées au Program Officer par le CP soient effectuées correctement, au moment opportun, et conformément aux règles et procédures d’IRC et de Unicef.
Profil
– Avoir un diplôme universitaire en science sociale, économique, informatique et tout autre domaine apparenté.
– Professionnel expérimenté dans l’appui administratif, logistique, budgétaire et financier à la réalisation de projets humanitaires ;
– Expérience au sein d’une ONG internationale mettant en œuvre des activités dans le secteur de la santé et/ ou de l’urgence, notamment dans le domaine de la prévention et contrôle de l’infection ;
– Au moins 3 ans d’expérience antérieure au poste similaire constitueront un atout.
– Expérience du travail en collaboration avec des partenaires et acteurs locaux ;
– Excellentes capacités d’organisation, de planification et de priorisation des activités et des tâches ;
– Solide expérience du suivi des achats et des dépenses (la maîtrise du BvA System est un atout.) ;
– Excellentes capacités de coordination, de communication et de motivation ; esprit d’équipe ;
– Expérience dans l’encadrement de personnels et de leur renforcement de capacités par le coaching et la supervision formative ;
– Bonne maîtrise du français, à l’oral comme à l’écrit (la maîtrise du swahili et/ou des langues locales parlées au Nord Kivu) ;
– Bonne connaissance des procédures financières et logistiques de base (et idéalement, d’IRC) ;
– Bonne maîtrise du pack Office (Word, Excel, Power Point) ;
– Esprit d’initiative et capacité à travailler de façon autonome ;
– Qualités humaines et interpersonnelles (ex : tact, ouverture d’esprit, pédagogie) ;
– Expérience de travail dans un contexte difficile (ex : insécurité, infrastructures minimales…), sous pression et dans un contexte d’urgence ;
– Grande intégrité.
Normes de conduite professionnelle : Les travailleurs de l’IRC doivent respecter les valeurs et les principes énoncés dans l’IRC WAY – Standards de conduite professionnelle. Il s’agit de l’Intégrité, du Service, de la Responsabilité et de l’Egalité.
Sauvegarde : Adhérer rigoureusement à la politique de sauvegarde de l’enfant et de l’adulte d’IRC et toutes les autres politiques, notamment celles relatives à la sécurité et la prévention de la fraude.
Conformément à la sauvegarde, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires/clients contre l’exploitation et les mauvais traitements, la protection des enfants, l’Anti-harcèlement dans le milieu du travail, l’intégrité fiscale et la lutte contre les représailles.
Employeur de l’égalité des chances : L’IRC est un employeur de l’égalité des chances. L’IRC considère tous les demandeurs d’emploi sur la base du mérite sans égard à la race, au sexe, à la couleur, à la nationalité, à la religion, à l’orientation sexuelle, à l’âge, à l’état matrimonial, au statut d’ancien combattant, au handicap ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.
Diversité, Inclusion et Egalite Genre : IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l’égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l’origine nationale, la religion, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’âge, l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant ou le handicap. IRC s’est également engagé à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d’œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages de soutien.
CV à soumettre en anglais ou français
Nous veillerons à ce que les personnes vivant avec un handicap bénéficient d’aménagements raisonnables pour participer au processus de recrutement, pour exécuter des fonctions professionnelles cruciales et pour recevoir d’autres avantages et privilèges d’emploi. Veuillez nous contacter pour toute information relative à cette disposition.
I. PRESENTATION DU DOSSIER
· Lettre de demande d’emploi (Maximum 1 page) ;
· Curriculum Vitae à jour avec les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse électronique d’au moins trois références professionnelles dont une référence professionnelle de RH et une brève explication de leur relation professionnelle avec vous (par exemple ” mon superviseur direct ” etc.) (Maximum 3 pages);
· Copie des diplômes, attestations de services rendus et recommandations provenant uniquement d’anciens employeurs
· Copie d’une pièce d’identité
· Copie de la carte de demandeur d’emploi livrée par l’ONEM (pour les candidats sans emplois)
A compétences égales, la préférence sera donnée à une candidature féminine.
DEPOT DES CANDIDATURES :
Du 24 juillet 2023 au 06 Août 2023 à 16h30
NOTA BENE :
Nous vous encourageons par conséquent à soumettre votre candidature le plus rapidement possible, sans attendre la date de fin de la publication.
· Seules les personnes dont la candidature aura retenu l’intérêt d’IRC seront contactées pour la suite du processus.
· Tout dossier de candidature non retenue sera détruit. Par conséquent, veuillez ne pas remettre d’originaux à IRC.
· IRC se réserve le droit de demander à voir les originaux des documents fournis par les candidats qui seront retenus.
« Il est porté à la connaissance des candidats qu’IRC ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et aux pratiques de notre organisation. »