Officier(ière) Ressources Humaines & Administration Bukavu (Interne)

LES CANDIDATURES FEMININES SONT FORTEMENT ENCOURAGEES AINSI QUE L’INCLUSION SOCIALE EN MILIEU DE TRAVAIL

• LA GROSSESSE N’EST PAS UN CRITERE D’EXCLUSION DANS NOTRE PROCESSUS DE RECRUTEMENT
• LE CONGE DE MATERNITE EST DE 18 SEMAINES ET PAYE A 100%
• DES CONDITIONS DE VOYAGE SUR TERRAIN FAVORABLES AUX FEMMES AYANT DES BEBES

DESCRIPTION SOMMAIRE DE L’ORGANISATION :

Mercy Corps est une organisation non-gouvernementale internationale d’aide humanitaire et de développement. Elle est opérationnelle en République Démocratique du Congo (RDC) depuis août 2007 avec un effectif actuel de plus de 400 employés nationaux et expatriés. Le bureau national de Mercy Corps se situe à Goma avec des sous-bureaux/bases à Beni (Province du Nord-Kivu) ; à Bukavu, Kavumu et Katana (Province du Sud-Kivu) ; et à Bunia et Mambasa (Province de l’ITURI).  

En 2022, nous avons atteint 2,2 millions de personnes  par nos activités clés en RDC comprenant une combinaison de programmes de développement à long terme et d’intervention humanitaire d’urgence afin de 1) Améliorer la fourniture de services d’eau et assurer un accès équitable aux services d’eau, d’assainissement et d’hygiène, dans les zones urbaines et rurales (WASH) ; 2) Améliorer la sécurité alimentaire et la nutrition ; 3) Promouvoir des moyens de subsistance diversifiés, la relance économique et le développement. Les programmes humanitaires de Mercy Corps RDC visent spécifiquement à aider les populations touchées par le conflit et la crise dans l’Est du Congo par une assistance monétaire inconditionnelle et un soutien WASH d’urgence aux populations déplacées, retournés et les familles hôtes.  

RESUME DU POSTE

Sous la supervision du/ de la Chef(fe) de Base et de l’appui technique du/de la Coordinateur(trice) RH & Administration, l’Officier(ière) RH & ADMIN est responsable de la gestion de ressources humaines des employés basés à Bukavu & Kavumu et s’assure que cela est en concordance avec les procédures et politiques de Mercy Corps. Il donne également un appui à l’équipe de recrutement du bureau national et travaille comme point focal RH pour la province du Sud-Kivu.

Description détaillée des tâches 

1. Suivi de contrats des employés

• S’assurer que les contrats des employés de sa base sont à jour et qu’ils sont signés par toutes les parties et visés par l’ONEM ;
• S’assurer que les employés en fin de contrat sont notifiés dans le temps imparti et que les activités liées à la fin de contrat (End of service check list) sont faites selon la procédure en vigueur ;
• S’assurer que les lettres de démissions des employés sont transmises à la coordination de Goma à temps et que tous les employés ont des contrats dûment signés par toutes les parties ;
• S’assurer que les formulaires de renouvellement de contrat (PAF : Personal Action Form) sont signés dans le délai et retourner au bureau national pour la récolte d’autres signatures.

2. Gestion de Congés des employés & Mises à jour des informations des employés sur HCM (Human Capital Management)

• Encoder les fiches de demandes de congés dans l’outil de suivi de congés sur Google Drive et partager avec le/la Chef(fe) de base et les Managers de Programme les soldes de congés des employés sur une base trimestrielle ;
• S’assurer d’un archivage systématique des fiches de demandes de congés et de la mise à jour ponctuelle de l’outil de suivi ;
• S’assurer que les dispositions prévues par le ROI (Règlement d’Ordre Intérieur) en matière de congés sont respectées par tous les employés de sa base ;
• Mettre à jour les informations des employés sur HCM sur une base régulière ;
• S’assurer que les documents des employés sont ajouté sur HCM afin d’assurer un archivage électronique ;
• Coordonner avec le bureau de Coordination pour la désactivation des départs dans le logiciel RH.

3. Appui dans le processus de recrutement

• S’assurer de l’affichage et des publications des offres d’emploi pour les bases de Bukavu & Kavumu ;
• Appuyer dans l’organisation des tests et entretiens pour les candidats de Bukavu & Kavumu ;
• S’assurer de l’affichage des invitations aux candidats, les contacter et faire des descentes sur le terrain pour les vérifications de références professionnelles à la demande du service de Recrutement ;
• Donner un appui administratif pour la signature des offres de postes par les candidats(e)s retenu(e)s et la récolte des pièces administratives RH à envoyer à Goma pour l’archivage centralisé et la contractualisation selon la procédure établie.

4. Gestion de soins médicaux

• S’assurer que le contrat de soins médicaux est à jour avec le prestataire de soins et que la procédure en matière de gestion de soins médicaux est respectée sur sa base ;
• S’assurer que toutes les factures mensuelles de soins sont payées dans le délai raisonnable ;
• S’assurer que les factures de remboursement soumises par les employés sont analysées et remboursées dans le délai ;
• Transmettre les cas de maladies nécessitant une évacuation ou un transfert à l’étranger ou encore une prise en charge hors-forfait à l’approbation de la coordination.

5. Appui dans la préparation de la paie et la gestion des prestations aux familles payées par la CNSS

• S’assurer que tous les employés ayant des enfants légitimes bénéficient des allocations familiales selon la loi en vigueur ;
• Transmettre à la coordination au plus tard le 20 du mois, les différents éléments du changement du mois pour la préparation de la paie.
• Procéder au paiement des allocations familiales de sa base aux employés et faire un rapport de paiement à la CNSS dans un délai raisonnable.
• S’assurer que les bulletins de paie sont signés par les employés et retournés au bureau de la coordination pour l’archivage ;
• S’assurer en collaboration avec la finance que tous les employés ont soumis leur feuille de temps (timesheet) à travers Databasics.

6. Suivi des évaluations de performance et de formations

• S’assurer que les évaluations de performance sont faites dans le délai et transmises au bureau national pour l’approbation finale et le déclenchement du processus d’application des augmentations aux mérites sur l’année fiscale (FY);
• S’assurer que les évaluations de fin de période d’essai sont faites selon la procédure établie ;
• S’assurer que les nouveaux employés complètent les formations obligatoires Mercy Corps dans le délai idéal et qu’ils bénéficient des formations d’intégration qui peuvent se faire en ligne ou en présentiel.

7. Suivi des déclarations étatiques 

• S’assurer que les déclarations de mouvements de travailleurs de sa base sont visées par l’ONEM et l’inspection du travail dans le temps requis ;
• S’assurer que les contrats et avenant sont visés à par l’ONEM ;
• S’assurer que les déclarations annuelles sont faites dans le délai requis auprès de l’administration publique (INPP, Inspection du Travail & ONEM)
• S’assurer que les demandes d’immatriculation sont déposées à la CNSS dans le délai ;
• S’assurer que les déclarations de compositions familiales (F6) et les déclarations prénatales et post-natales sont faites dans le délai à la CNSS ;
• Faire une liaison avec la finance de Goma pour détenir les preuves de paiement des impôts et cotisations et en faire prévaloir en cas de contrôles légaux.

8. Gestion Administrative

• Gestion des journaliers (Préparation des contrats, suivi de paiement et respect de la loi et procédure en la matière) ;
• Elaborer à chaque occupation les états des lieux et les faire signer par chaque occupant à l’entrée et à la sortie pour les GHs ;
• Elaboration du rapport d’occupation de la GH de Bukavu et partager à la finance chaque mois ;
• S’assurer que l’entretien et le nettoyage du bureau et de la GH sont convenablement effectués par les assistants de nettoyage ;
• Préparer les demandes de paiements de différents service contractés par Mercy Corps et des différentes factures issues de l’exécution des contrats des baux (eau ; électricité ; loyer ; devis des états de lieux de sortie ; HDW ; …) ;
• Être le point focal de gestion des courriers et du dispatch au niveau interne, et de leurs archivages en dur et électronique ;
• Elaboration des ordres de mission pour les staffs ;
• Déclaration des IRL/Impôts sur le Revenu Locatif ;
• Assurer la réservation des chambres d’hôtels à Bukavu pour les staffs, visiteurs et consultants et assurer le suivi du paiement des facturés de ces dernières ;
• Tenir à jour l’archivage électronique des différents documents ;
• Assurer la gestion et l’inventaire des clés des GHs et des bureaux en proposant d’en faire des doubles le cas échéant.

Autres 

• Accomplir d’autres tâches au besoin et à la demande de la hiérarchie
• Se comporter, tant professionnellement que personnellement, de façon à préserver l’image de marque de Mercy Corps et à ne pas mettre en danger sa mission humanitaire en RDC
• Assurer les intérims demandés par son superviseur lors des absences
• Aider la direction dans le respect de toutes les procédures de Mercy Corps et dans l’Application du Règlement Intérieur.

APPRENTISSAGE ORGANISATIONNEL : 

Comme partie intégrante de notre engagement à l’apprentissage organisationnel et en supportant notre compréhension que les organisations d’apprentissage sont plus effectives, efficientes et appropriées aux communautés qu’elles servent, nous souhaitons que tous les membres de l’équipe engagent 5% de leur temps pour apprendre les activités qui à la fois, peuvent les servir et servir Mercy Corps.

CONNAISSANCES ET QUALIFICATIONS :                      

• Diplôme universitaire dans le domaine d’Administration, Ressources Humaines, Gestion, ou tout autre domaine approprié ;
• Avoir au moins 2 ans d’expérience significative dans les Ressources Humaines et/ou Administration, de préférence avec une ONG (une organisation non gouvernementale) Internationale ;
• La capacité à planifier, prioriser, accomplir et être capable de suivre plusieurs tâches à la fois ;
• Excellentes compétences en bureautique (Microsoft Word, Excel, Internet et Outlook) ;
• Habileté à travailler avec une équipe multiethnique culturellement ;
• Maîtrise du Français, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit ;
• Maîtrise de l’anglais peut être considéré comme un avantage.

FACTEURS DE SUCCÈS :

Une excellente connaissance et une compréhension claire de l’éthique de l’administration et les ressources humaines (qui comprit le Code du Travail), des relations publiques, ainsi que de l’éthique de la gestion de personnel, la volonté et l’habilité absolues d’adhérer et de s’assurer que tout le personnel adhère aux politiques et procédures de Mercy Corps et des donateurs sont essentiels. Une approche de bon service, et la proactivité sont les attributions nécessaires. 

L’habilité prouvée d’interagir effectivement avec le personnel national et international est demandée. Une habilité démontrée de pouvoir travailler rapidement, correctement et de façon précise pour, à la fois accomplir de multiples tâches à la fois, dans un délai requis sans supervision, est fortement demandée. L’habilité de traiter l’information nécessaire et correcte pour supporter effectivement les activités des différents programmes est nécessaire. La confidentialité dans l’accomplissement de ce travail est obligatoire.

REDEVABILITÉ ENVERS LES BÉNÉFICIAIRES

Les membres d’équipe de Mercy Corps sont requis de soutenir tous les efforts de redevabilité, plus spécifiquement liés à nos bénéficiaires et aux standards mondiaux qui guident l’aide internationale et les efforts de développement internationaux, tandis que l’on engage les communautés bénéficiaires en tant que partenaires dans la conception, le suivi, et l’évaluation de nos projets ;

Les membres d’équipe sont priés de se comporter d’une manière professionnelle et de respecter les lois et les coutumes locales, ainsi que les politiques de Mercy Corps, ses procédures, et ses valeurs en tout moment et lieu.

Diversité, équité et inclusion

La réalisation de notre mission commence par la façon dont nous construisons notre équipe et travaillons ensemble. Grâce à notre engagement à enrichir notre organisation avec des personnes d’origines, de croyances, de parcours et de modes de pensée différents, nous sommes mieux à même de tirer parti du pouvoir collectif de nos équipes et de résoudre les défis les plus complexes du monde. Nous nous efforçons d’instaurer une culture de confiance et de respect, où chacun apporte son point de vue et son identité authentique, atteint son potentiel en tant qu’individu et équipe et collabore pour donner le meilleur de lui-même. Nous reconnaissons que la diversité et l’inclusion sont un cheminement, et nous nous engageons à apprendre, à écouter et à évoluer pour devenir plus diversifiés, équitables et inclusifs qu’aujourd’hui.

Egalité des chances pour l’emploi

Mercy Corps est un employeur garantissant l’égalité des chances qui ne tolère aucune discrimination. Nous recherchons activement des antécédents, des perspectives et des compétences diversifiées afin que nous puissions être collectivement plus forts et avoir un impact mondial durable.

Nous nous engageons à offrir un environnement de respect et de sécurité psychologique où l’égalité des chances en matière d’emploi est accessible à tous. Nous ne pratiquons ni ne tolérons la discrimination fondée sur la race, la couleur, l’identité de genre, l’expression de genre, la religion, l’âge, l’orientation sexuelle, l’origine nationale ou ethnique, le handicap (y compris le statut VIH / SIDA), l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant ou tout autre groupe protégé dans les lieux où nous travaillons.

Sauvegarde et éthique

Mercy Corps s’engage à garantir que toutes les personnes avec lesquelles nous entrons en contact dans le cadre de notre travail, qu’il s’agisse des membres de l’équipe, des membres de la communauté, des participants au programme ou d’autres personnes, soient traitées avec respect et dignité. Nous sommes attachés aux principes fondamentaux relatifs à la prévention de l’exploitation et des abus sexuels énoncés par le Secrétaire général des Nations Unies et l’IASC. Nous ne tolérerons pas l’abus d’enfants, l’exploitation sexuelle, l’abus ou le harcèlement par ou des membres de notre équipe. Dans le cadre de notre engagement en faveur d’un environnement de travail sûr et inclusif, les membres de l’équipe doivent se conduire de manière professionnelle, respecter les lois et coutumes locales et adhérer aux politiques et valeurs du code de conduite de Mercy Corps à tout moment. Les membres de l’équipe doivent suivre les cours obligatoires en ligne sur le code de conduite lors de leur embauche et sur une base annuelle.