Administrator and Finance Officer à Masisi – War Child

A propos de nous :

War Child est une organisation caritative spécialisée pour les enfants touchés par les conflits. Depuis plus de deux décennies, nous mettons en œuvre des programmes à fort impact qui permettent de reconstruire des vies en Afghanistan, en Irak, en République démocratique du Congo (RDC), en République centrafricaine et au Yémen. Nous comprenons les besoins des enfants, respectons leurs droits et les plaçons au centre de la solution, qu’il s’agisse de laréintégration des enfants anciennement associés aux groupes et forces armés (CAAFAG) en République Centrafricaine ou de la réunification des enfants avec leur famille en Afghanistan. Nous attendons avec impatience un monde dans lequel la vie des enfants ne sera plus déchirée par la guerre. C’est une vision qui ne peut être réalisée que grâce aux actions collectives desenfants eux-mêmes, des communautés et de leurs dirigeants, des organisations comme WarChild, des gouvernements et des principaux décideurs.

But du poste :

Sous la supervision directe du Finance Manger, l’Administrator and Finance officer est  responsable de la gestion financière et comptable du bureau, de la trésorerie des projets ainsi que de l’Administration du bureau de Masisi en gérant les aspects liés aux ressources humaines età l’administration dans le respect des procédures internes et au cadre légal du pays. Il/elle Maintient un système comptable, de gestion financière et de contrôle interne solide quiatténuent les risques de fraude, de perte financière et des biens de l’organisation, conformément aux normes et standards de War Child et des règles de ses donateurs. Avis de recrutement d’un « Administrator and Finance Officer »

Si vous partagez nos valeurs et pensez que la vie des enfants ne doit pas être déchirée
par la guerre, nous voulons vous entendre.

Votre rôle

Tâches techniques

1 Comptabilité et trésorerie

• Gérer la caisse ainsi que toutes les transactions en cash ;
• Garantir la conformité des pièces justificatives, la bonne allocation par code comptable et ligne budgétaire avant toute contre vérification par le superviseur ;
• Maintenir un système de classement cohérent de tous les dossiers financiers ;
• Recevoir toutes les demandes des paiements (avances, factures), vérifier l’exactitude arithmétique, les signatures autorisées, les documents de support, le compte utilisé, les codes analytiques et s’assurer s’ils sont corrects, conforme à la politique et aux procédures en vigueur ;
• Procéder aux paiements des staffs et fournisseurs par banque selon les politiques et procédures en application ; Produire de manière journalière le Journal de banque et le soumettre au Coordinateur Finance pour vérification ; s’assurer que les soldes réconcilient avec respectivement le solde de l’extrait bancaire ;
• Préparer la clôture comptable mensuelle sous la supervision du Finance manager, y compris le scan de toutes les listes prévues demandées par le siège ;
• Faire un suivi sur la gestion des archives de finances et s’assurer que les documents de paiement par banque, caisse sont classes mais aussi que les liquidations sont classes selon l’ordre chronologique ;
• Coordonner l’envoi des fonds pour les demandes bureaux de terrains et autres provinces ; 

Audacieux
Nous utilisons notre passion et notre créativité pour fournir un travail de haute qualité basé sur des preuves, conçu pour maximiser notre impact bénéfique pour les enfants dans les conflits.
Redevable envers les enfants
Les enfants peuvent compter sur nous
pour répondre à leurs voix et les traiter
avec respect et dignité.
Transparent
Nous nous attendons à ce que nos
supporters et bénéficiaires nous
demandent des comptes et nous
répondons avec ouverture et
honnêteté.
Engagés les uns envers les autres
Nous nous soutenons mutuellement,
ainsi que nos partenaires, pour
atteindre des objectifs ambitieux et
donner le meilleur de nousmêmes. Nous sommes honnêtes et
ouverts les uns envers les autres,
partageant nos succès et affrontant nos
défis.
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• Assurer la mise à niveau de la caissière et autres collègues des projets par diverses ;
• Responsable de former les référents des partenaires locaux, en collaboration avec les officiers de projet, pour pouvoir avoir un control plus rigoureux de la reddition des comptes des
partenaires ;
Administration et Ressources humaines :
• Veiller à l’application et au respect des normes et des procédures du Code du travail congolais et
du règlement d’ordre intérieur de l’organisation.
• Veiller au respect des conditions légales pour toutes les questions RH.
• S’assurer que tous les dossiers des ressources humaines soient en règle et que chaque employé
possède son propre dossier mise à jour en tout temps.
• Assurer une conformité de tout le personnel aux différentes politiques et codes de l’organisation (Codes de Conduite, etc.).
• Etablir un planning de congés et faire le suivi.
• Faire le suivi des journées de maladie du staff.
• Mettre à jour et faire le suivi des présences du staff.
• Préparer la paie du personnel en veillant à ce que toutes les obligations légales soient remplies en étroite collaboration avec le département de finance.
• Veiller à la conformité de la paie aux fiches de présences (TimeSheet)
• Préparer les déclarations et procéder aux payements des impôts liés au bureau de Masisi. (IRL)
• Etablir et faire le suivi d`une convention médicale pour le staff nationaux en cas de besoin.
• Appuyer les superviseurs à gérer les performances des membres du personnel sous leur responsabilité.
• Mettre à jour les bases de données par rapport aux contrats, congés, visas, discipline, présence,
etc.
• Assurer le suivi des activités sociales liées au personnel.
• Gestion de soins médicaux : Vérifier le contenu et le suivi de procédure établies, gérer le partenariat avec les centres de santé sélectionnés (Contrôle de facture, qualité de soins, modalité de paiement, mise à jour de la liste des ayants droits)
Compétences comportementales
– Capacité à travailler sous pression et dans les environnements stressants
– Engagement pour l’inclusion et la non-discrimination sur la base du genre, de l’Age, de l’Ethnie et des appartenances de groupes
– Engagement pour la promotion de la jeunesse et des femmes
– Changer et (s’) améliorer
– Relations, collaborations et partenariats externes
– Engagement pour la médiation et la gestion pacifique des conflits,
– Prendre des décisions efficaces
– Impact des connaissances
– Obtenir des résultat
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COMPETENCES REQUISES, DIPLOME / NIVEAU D’ETUDES
– Diplôme post secondaire (BAC+5 minimum) en Gestion, économie, Comptabilité ;
Administration.
COMPETENCES SPECIFIQUES ET NIVEAU D’EXPERIENCE
INDISPENSABLES
✓ 4 ans minimum d’expérience réussie dans un poste similaire avec des ONGinternationales
✓ Forte habilité d’analyse, d’écriture de rapport et de travail en équipe.
 ✓ Habilité à travailler dans un contexte multiculturel, multi-ethnique et dispose d’uneconnaissance globale du contexte de la RDC.
✓ Être capable d’anticiper les besoins et les problèmes ;
✓ Maitrise du français oral et écrit ; la maitrise de l’anglais constitue un plus.
✓ Grande flexibilité et intégrité ;
✓ Capacité à travailler de manière autonome avec moins de supervision, sens del’organisation et rigueur ;
✓ Attention aux détails
✓ Maitrise du logiciel comptable 4 UNIT (ex AGRESSO) serait un avantage
✓ Connaissance avancée en Excel
✓ Gestion des transactions comptables multiples et diverses.
✓ Une expérience professionnelle dans la zone de Masisi serait un atout
Sauvegarde des enfants et des adultes vulnérables
Notre travail avec les enfants et les adultes à risque pour assurer leur sécurité est la chose la plus importante que nous faisons. Nous nous engageons à protéger les enfants et les adultes vulnérables dans tous les domaines de notre travail. Nous avons une tolérance zéro pour tous les comportements et pratiques qui mettent les enfants et/ou les adultes vulnérables en danger
d’abus et/ou de préjudice. Les candidats retenus devront se conformer à notre politique de sauvegarde de l’enfance, à notre code de conduite et à notre Politique PSEA sur les adultes à risque. Vous pouvez trouver la politique de sauvegarde de l’enfant et des adultes à risque ici : https://www.warchild.org.uk/whats-happening/news/our-child-safeguarding-policies-andprocedures Pour des informations générales sur la façon de travailler pour War Child, veuillez consulter : https://www.warchild.org.uk/whowe-are/working-war-child. 
CONDITIONS DU CONTRAT :

Procédure de soumission
• Les autres documents (ex. diplômes et attestations des services rendus) seront demandés
UNIQUEMENT aux personnes retenues pour le poste. 5
• Le dossier doit être remplis et déposé au plus tard le 15/08/2023 en allant sur le site de Bizcongo et en cliquant sur le lien ici en bas.
https://forms.office.com/e/chubedqXX5
• La signature du contrat à War child UK est conditionnée par la réception de trois références professionnelles satisfaisantes et aussi une vérification d’Antécédents pour son intégrité.
• Nous allons procéder au dépouillement au fur et à mesure que nous allons recevoir les candidatures et le poste peut être pourvu avant le 15 août 2023 merci de tenir compte de cela.
N.B:
• Seules les candidatures retenues seront contactées par téléphone.
• Le recrutement se fait localement à Goma.
• War Child UK n’exige pas des frais pour le dépôt ni le traitement des dossiers.
• War Child UK applique la tolérance zéro en cas de violation de la politique de
sauvegarde de l’enfant
• Les candidatures féminines qui répondent aux critères sont vivement encouragées.

Fait à Goma, le 26/07/2023
Pour L’Administration.