Description de l'offre
Sous la supervision directe du directeur de pays (CD) ou de son remplaçant, le titulaire du poste sera responsable des tâches suivantes :
Missions
- Fournir un soutien dévoué d’assistant exécutif au directeur de pays (CD).
- Coordonner et gérer les agendas du CD : rencontres internes/externes, réunions et missions ainsi que tous les déplacements ;
- Coordonner tous les événements du bureau du directeur et fournir une gamme complète de services de soutien, y compris des actions de suivi, la résolution de problèmes et de situations imprévues, pour le fonctionnement efficace des opérations au sein du bureau du CD.
- Contrôler, superviser et adapter régulièrement les procédures existantes et collaborer avec un large éventail de parties prenantes dans l’ensemble de l’organisation pour identifier, évaluer et répondre à l’évolution des besoins de l’organisation.
- Gérer toutes les communications de la direction et agir en tant que point de contact pour les questions opérationnelles complexes, afin de s’assurer que les priorités externes et les questions urgentes sont identifiées et traitées, et que des services attendus sont fournis ;
- Préparer et consolider des rapports complets, de la documentation, de la correspondance, des notes de synthèse, etc. et effectuer des recherches dans le domaine de travail.
- Gérer et suivre une variété de correspondance et de documents complexes afin d’assurer une priorisation et un acheminement appropriés et le respect des délais établis ; examiner les documents et le matériel préparés par d’autres collègues pour en vérifier la qualité et le respect des délais établis.
- Traiter les diverses demandes liées au protocole, telles que les demandes d’accès aux salons d’aéroport pour le personnel VIP.
- Accueillir/accompagner le personnel VIP à l’aéroport (à Ndjili et Beach Ngobila).
- Travailler en étroite collaboration avec l’assistant administratif chargé du protocole.
- Suivre et évaluer le(s) budget(s) afin de garantir l’utilisation efficace des ressources financières prévues.
- Évaluer et recommander des améliorations aux procédures et aux pratiques, pour contribuer d’apporter un support efficace aux opérations.
- Coordonner et superviser la tenue des dossiers et des bases de données pour garantir que les informations sont bien classées ou gardées et facilement accessibles au personnel.
Profil recherché
Formation:
- Diplôme d'études secondaires. Un certificat post-secondaire dans le domaine fonctionnel concerné ; toutefois, un diplôme universitaire en administration des affaires, gestion, administration publique, communications
Expérience souhaitée:
- Six (6) années ou plus d'expérience professionnelle avec des responsabilités croissantes dans le secteur d'activité concerné, avec une expérience dans les domaines de l'administration générale, du secrétariat et des programmes.
- Maîtrise de l'utilisation des ordinateurs et des logiciels de bureautique (MS Word, Excel, PowerPoint, etc.).
Connaissances et compétences:
- Connaissance approfondie des principes et processus courants, des méthodes, procédures et systèmes pratiques, acquise par une formation spécialisée et une expérience professionnelle.
- Excellentes aptitudes à la communication pour collaborer avec un large éventail de personnes afin de fournir des services de soutien complets.
- Solides compétences en communication orale et écrite, y compris la capacité à produire des mémos et d'autres documents opérationnels.
- Avoir fait ses preuves en matière de gestion de multiples tâches et de gestion des priorités pour soi-même et pour les autres.
- Expérience de la supervision et du soutien du travail d'autrui, de la formation, de la coordination des ressources et de l'organisation de son propre travail.
- Disposition à fournir des opinions et à persuader les autres en développant des arguments logiques et cohérents.
- Un sens élevé de la confidentialité.
- Orientation vers les résultats et forte concentration sur la qualité
Connaissances linguistiques:
- Maitrise (Niveau C) du français à l’oral comme à l’écrit
- Connaissance de l’Anglais est requise
NOS VALEURS AU PAM
- Intégrité
- Collaboration
- Engagement
- Humanité
- Inclusion
Publié le 13/04/2023
Ville Kinshasa, République Démocratique du Congo
Expire le 10/08/2023
Expérience 6 ans
Secteur d'activité ONG
Niveau académique DEUST
Temps de travail Temps plein